Spar tid ved forespørgsel om livsbegivenheder og booking
Fra udlejning af lokaler til planlægning af møder og håndtering af begravelseshenvendelser: ChurchDesk Forespørgsel giver dig værktøjet til at styre processen fra den indledende kontakt til den endelige bekræftelse uden det store tidsspild. Forestil dig, hvor meget tid du kan spare ved ikke længere manuelt at håndtere alle de små opgaver, der følger med hver enkelt forespørgsel. ChurchDesk Forespørgsel er inkluderet i Medium- og Large-abonnementer.
Et forespørgselsværktøj - udviklet med og til kirken
Få et nemt og effektivt overblik over alle forespørgsler til kirken. Du kan lave en forespørgselsside for bryllupper, booking af et lokale, omvisning i kirken eller samtale med præsten. Du definerer alle de tider, ressourcer eller personer, som vil blive synlig på forespørgselssiden. På den måde sikrer du, at der ikke er dobbeltarbejde, og du skal bruge mindre tid på den endeløse frem og tilbage-kommunikation.
Forespørgsel om bryllup og begravelse
Brudepar kan søge på datoer for bryllup eller bedemanden for begravelse og sende en forespørgsel afsted - selv udenfor kontorets åbningstid. Du kan efterfølgende gennemgå forespørgslen og godkende eller afvise.
Samtale med præsten
Gør det nemt at lave en forespørgsel om samtale med præsten. Præsten indtaster sine ledige tider i ChurchDesk kalenderen, hvorefter studerende, brudepar eller sørgende kan anmode om tid til en personlig samtale eller sjælesorg.
Booking af lokale
Lej kirkens lokaler ud til arrangementer, fester eller forespørgsler – med kalenderintegration vil det være nemt for interesserede at undersøge mulige datoer uden at skulle fange dig i kontortiden. Du sparer tid og undgår dobbeltbookinger.
Book en omvisning
Nem online booking for lokale grupper eller turister – som kirkeomvisninger og besøg i tårnet - uden lang og besværlig mailkorrespondance. Du kan bare lægge ledige tider ind i kalenderen, og så kan gruppen booke et besøg på forespørgselssiden.
Forespørgsler uden fare for dobbeltbooking eller fejl
Koordineringen af forespørgsler kan hurtigt blive uoverskuelig – især når flere personer og lokaliteter er involveret. Der kan være meget tidsspild ved mails og telefonopkald, når alt skal tjekkes af, før en forespørgsel kan godkendes. ChurchDesks værktøj Forespørgsler forenkler alle led af processen: I ChurchDesk kan du oprette forespørgselssider for bryllupper, begravelser eller omvisning i kirken, så interesserede kan se ledige tider online og sende en forespørgsel – uden besværet frem og tilbage på mail eller telefon.
- Opret overskuelige forespørgselsider for lokaliteter og/eller personer
- Tydelig visning af ledige tider, som kan vælges
- Enkel og overskuelig proces for dem, der sender forespørgsler til kirken
Spar tid og besvær: Automatiser processen ved forespørgsler
Når en forespørgsel kommer ind, sender værktøjet den automatisk til den ansvarlige medarbejder, der kan svare ja eller nej. Først når du godkender forespørgslen, oprettes den automatisk til en kalenderbegivenhed med alle de relevante personer og ressourcer. Dem, der har sendt forespørgslen, får automatisk besked om godkendelsen.
- En brugervenlig og tidsbesparende forespørgselsproces
- Information sendes automatisk til dem, der har sendt en forespørgsel
- Bookingprocessen sker først, når du manuelt bekræfter en forespørgsel
Skræddersyede formularer til hver forespørgsel
Opret forespørgselsformularer, så du får de informationer, du har brug for. Formularmodulet er fuldt integreret med ChurchDesk Forespørgsel. Derudover kan du vælge at sende en ekstra formular automatisk, når du har godkendt en forespørgsel. På den måde kan du indsamle alle relevante oplysninger, håndtere betalinger med det samme eller give mulighed for at uploade filer - helt uden at du skal følge op på processen.
- Individuelle forespørgselsformularer
- Fuldt integreret med Formular-modulet
- Opfølgende formular til betalinger eller upload af filer
Angiv tilgængelighed for personer og ressourcer direkte i kalenderen
ChurchDesk Forespørgsel sikrer, at bookinger kun kan foretages, når alle nødvendige medarbejdere og ressourcer er ledige. Værktøjet tjekker automatisk kalenderen for ledige tider og viser kun de relevante tidsrum på forespørgselssiden. Takket være realtidssynkroniseringen med alle kalendere er du sikret en let arbejdsgang med planlægningen og undgår dobbeltbookinger.
- Detaljeret overblik over ledige tider - både de enkeltstående eller tilbagevendende
- Manuel bekræftelse eller afvisning af forespørgsel
- Nemt at finde ledige tider til en forespørgsel, selvom kirkekontoret er lukket
Integreret og sikker håndtering af forespørgsler til kirken
Med ChurchDesk Forespørgsel har du fuld kontrol over, hvilke ressourcer, personer og ledige tider, der kan bookes. Alt, hvad der kan automatiseres, bliver ordnet uden at stjæle din tid gennem integration på tværs af ChurchDesk-platformen. Automatiserede processer gør administrationen nemmere for dig og sikrer klar kommunikation med dem, der sender forespørgsler.
Fuld kontrol over tilgængelighedsvisning
Fastlæg gentagende eller enkeltstående ledige tidsrum i kalenderen.
Beskeder vedrørende forespørgsler
Personale bliver automatisk booket, og et svar sendes til den, der laver en forespørgsel.
Automatisk tjek af tilgængelighed i kalenderen
Kun ledige lokaliteter, ressourcer og tilgængeligt personale vises på forespørgselssiden.
Fleksible formularer
Opret individuelle formularer til enhver type forespørgsel.
Manuel bekræftelse af henvendelser
Først når en forespørgsel er accepteret af dig, fører det til en booking af personale og ressourcer samt bekræftelse til den, der laver forespørgslen.
Integration til kirkens hjemmeside
Forespørgselsmuligheder kan integreres som en widget eller være tilgængelige via en separat forespørgselsside.
Fra forespørgsel til færdig booking: Sådan virker ChurchDesk Forespørgsel
Med ChurchDesk Forespørgsel har du fuld kontrol over, hvilke ressourcer, personer og ledige tider, der kan bookes. Alt, hvad der kan automatiseres, bliver ordnet uden at stjæle din tid gennem integration på tværs af ChurchDesk-platformen. Automatiserede processer gør administrationen nemmere for dig og sikrer klar kommunikation med dem, der sender forespørgsler.
1. Lav en forespørgselsside
Hvilke ressourcer og personale skal bookes og hvornår? Hvilke oplysninger har du brug for, at folk skal udfylde i formularen? Og hvem i administrationen håndterer henvendelsen, når den kommer ind? Når du har sat forespørgselssiden op, kan du enten dele et link til bookingsiden med den lokale bedemand, brudepar eller lokale samarbejdspartnere. Linket kan også integreres direkte på din hjemmeside.
2. Gennemgå og behandle forespørgsler
Hver ny forespørgsel sender automatisk en besked til dig eller den relevante medarbejder i din kirke, som derefter manuelt kan godkende eller afvise forespørgslen. På selve bookingsiden vises kun ledige tidsrum, hvor alle relevante medarbejdere og ressourcer er tilgængelige, som reflekteret i kirkens kalender. Derfor vil der ikke være risiko for dobbeltbookinger.
3. Automatisk opdatering i kalenderen
Når en forespørgsel er godkendt af dig eller den relevante medarbejder, oprettes der automatisk en kalenderbegivenhed, som inkluderer alle de bookede ressourcer og medarbejdere. Der sendes også automatisk en bekræftelse på forespørgslen til personen, der henvendte sig. Du kan vælge at sende en praktisk vejledning eller velkomstbrev sammen med bekræftelsen eller en opfølgende formular fx til samtale med præsten.
Lær mere om forespørgsel
Her finder du en optagelse, hvor vi gennemgår ChurchDesk Forespørgsel i detaljer.
Lær alt om det nye værktøj "ChurchDesk Forespørgsel"
Se videoen, hvor vi gennemgår de forskellige, spændende muligheder, som det nye værktøj giver dig, der i dag sidder med forespørgsler i kirken. Værktøjet kan bruges både ved begravelser, bryllupper, udleje af lokaler, samtaler med præsten, gruppebesøg i kirken og meget mere. Der er mange muligheder med dette nye værktøj, så bliv inspireret på videoen med Line og Jonas (30 minutter).
Se videoen
Har du spørgsmål? Vi står til rådighed med hjælp og vejledning.
Madeleine Benedicte Bassøe
Kunderådgiver