Forespørsler med full kontroll
Fra utleie av lokaler til planlegging av møter og håndtering av henvendelser til begravelser: ChurchDesk Forespørsel gir deg verktøyene til å styre prosessen fra den første kontakten til den endelige bekreftelsen uten stort tidssvinn. Tenk hvor mye tid du kan spare ved ikke lenger å håndtere alle de små oppgavene som følger med hver eneste forespørsel manuelt. ChurchDesk Forespørsel er inkludert i Medium- og Large-abonnementer.
Et forespørselsverktøy - utviklet med og for kirken
Få en enkel og effektiv oversikt over alle forespørsler til kirken. Du kan lage en forespørselsside for bryllup, bestilling av et lokale, omvisning i kirken eller samtale med presten. Du definerer alle tidene, ressursene eller personene som vil bli synlige på forespørselssiden. På den måten sikrer du at det ikke blir dobbeltarbeid, og du trenger mindre tid på den endeløse frem og tilbake-kommunikasjonen.
Bestilling av lokaler
Lei ut kirkens lokaler til arrangementer, fester eller forespørsler – med Kalender-integrasjon blir det enkelt for interesserte å undersøke mulige datoer uten å måtte nå deg i kontortiden. Du sparer tid og unngår dobbeltbestillinger.
Samtale med presten
Gjør det enkelt å lage en forespørsel om samtale med presten. Presten legger inn sine ledige tider i Kalender, hvor studenter, brudepar eller sørgende kan be om en tid for en personlig samtale eller sjelesorg.
Forespørsel om bryllup og begravelse
Brudepar kan søke etter datoer for bryllup eller begravelsesbyrået for begravelse og sende en forespørsel – også utenfor kontorets åpningstid. Du kan deretter gjennomgå forespørselen og godkjenne eller avvise.
Bestill en omvisning
Enkel nettbestilling for lokale grupper eller turister – som kirkeomvisninger og besøk i tårnet – uten lang og vanskelig e-postkorrespondanse. Du kan enkelt legge inn ledige tider i Kalender, og så kan gruppen bestille et besøk på forespørselssiden.
Forespørsler uten fare for dobbeltbestilling eller feil
Koordineringen av forespørsler kan raskt bli uoversiktlig – spesielt når flere personer og lokasjoner er involvert. Det kan være mye tidssvinn med e-poster og telefonsamtaler når alt skal sjekkes før en forespørsel kan godkjennes. ChurchDesks verktøy Forespørsel forenkler alle ledd i prosessen: I ChurchDesk kan du opprette forespørselssider for bryllup, begravelser eller omvisning i kirken, slik at interesserte kan se ledige tider på nettet og sende en forespørsel – uten bryet med frem og tilbake på e-post eller telefon.
- Opprett oversiktlige forespørselssider for lokasjoner og/eller personer
- Tydelig visning av ledige tider som kan velges
- Enkel og oversiktlig prosess for de som sender forespørsler til kirken
Spar tid og besvær: Automatiser prosessen for forespørsler
Når en forespørsel kommer inn, sender verktøyet den automatisk til den ansvarlige medarbeideren som kan svare ja eller nei. Først når du godkjenner forespørselen, blir den automatisk opprettet som en Kalenderbegivenhet med alle relevante personer og ressurser. De som har sendt forespørselen, får automatisk beskjed om godkjenningen.
- En brukervennlig og tidsbesparende forespørselsprosess
- Informasjon sendes automatisk til de som har sendt en forespørsel
- Bestillingsprosessen skjer først når du manuelt bekrefter en forespørsel
Skreddersydde blanketter for hver forespørsel
Opprett forespørselsblanketter slik at du får den informasjonen du trenger. Blankett er fullt integrert med ChurchDesk Forespørsel. I tillegg kan du velge å sende en ekstra blankett automatisk når du har godkjent en forespørsel. På den måten kan du samle inn all relevant informasjon, håndtere Betalinger med det samme, eller gi mulighet for å laste opp filer – helt uten at du trenger å følge opp prosessen.
- Individuelle forespørselsblanketter
- Fullt integrert med Blankett-modulet
- Oppfølgende blankett for Betalinger eller opplasting av filer
Angi tilgjengelighet for personer og ressurser direkte i Kalender
ChurchDesk Forespørsel sikrer at bestillinger bare kan foretas når alle nødvendige medarbeidere og ressurser er ledige. Verktøyet sjekker automatisk Kalender for ledige tider og viser bare relevante tidsrom på forespørselssiden. Takket være sanntidssynkroniseringen med alle kalendere er du sikret en enkel arbeidsflyt med planleggingen og unngår dobbeltbestillinger.
- Detaljert oversikt over ledige tider - både enkeltstående eller tilbakevendende
- Manuell bekreftelse eller avvisning av forespørsel
- Enkelt å finne ledige tider for en forespørsel, selv om kirkekontoret er stengt
Integrert og sikker håndtering av forespørsler til kirken
Med ChurchDesk Forespørsel har du full kontroll over hvilke ressurser, personer og ledige tider som kan bestilles. Alt som kan automatiseres, blir ordnet uten at det stjeler tid fra deg gjennom integrasjon på tvers av ChurchDesk-plattformen. Automatiserte prosesser gjør administrasjonen enklere for deg og sikrer klar kommunikasjon med dem som sender forespørsler.
Full kontroll over tilgjengelighet
Fastsett tilbakevendende eller enkeltstående ledige tidsrom i Kalender.
Meldinger angående forespørsler
Personale blir automatisk bestilt, og et svar sendes til den som lager en forespørsel.
Automatisk sjekk av tilgjengelighet i Kalender
Bare ledige lokasjoner, ressurser og tilgjengelig personale vises på forespørselssiden.
Fleksible blanketter
Opprett individuelle blanketter for enhver type forespørsel.
Manuell bekreftelse av henvendelser
Først når en forespørsel er akseptert av deg, fører det til en bestilling av personale og ressurser samt bekreftelse til den som lager forespørselen.
Integrasjon til kirkens nettside
Forespørselsmuligheter kan integreres som en widget eller være tilgjengelige via en separat forespørselsside.
Fra forespørsel til ferdig bestilling: Slik virker ChurchDesk Forespørsel
Med ChurchDesk Forespørsel har du full kontroll over hvilke ressurser, personer og ledige tider som kan bestilles. Alt som kan automatiseres, blir ordnet uten at det stjeler tid fra deg gjennom integrasjon på tvers av ChurchDesk-plattformen. Automatiserte prosesser gjør administrasjonen enklere for deg og sikrer klar kommunikasjon med dem som sender forespørsler.
1. Lag en forespørselsside
Hvilke ressurser og personale skal bestilles og når? Hvilken informasjon trenger du at folk skal fylle ut i blanketten? Og hvem i administrasjonen skal håndtere henvendelsen når den kommer inn? Når du har satt opp forespørselssiden, kan du enten dele en lenke til bestillingssiden med det lokale begravelsesbyrået, brudepar eller lokale samarbeidspartnere. Lenken kan også integreres direkte på nettsiden din.
2. Gjennomgå og behandle forespørsler
Hver ny forespørsel sender automatisk en melding til deg eller den relevante medarbeideren i kirken din, som deretter manuelt kan godkjenne eller avvise forespørselen. På selve bestillingssiden vises bare ledige tidsrom der alle relevante medarbeidere og ressurser er tilgjengelige, slik det gjenspeiles i kirkens Kalender. Derfor vil det ikke være risiko for dobbeltbestillinger.
3. Automatisk oppdatering i Kalender
Når en forespørsel er godkjent av deg eller den relevante medarbeideren, opprettes det automatisk en Kalenderbegivenhet som inkluderer alle de bestilte ressursene og medarbeiderne. Det sendes også automatisk en bekreftelse på forespørselen til personen som henvendte seg. Du kan velge å sende en praktisk veiledning eller velkomstbrev sammen med bekreftelsen, eller en oppfølgende blankett for eksempel til samtale med presten.
Har du spørsmål? Vi er her for å hjelpe og veilede deg.
Madeleine Benedicte Bassøe
Kunderådgiver