Alt på ett sted: En sentral workflow for all planlegging
Med ChurchDesk Workflows koordinerer du livshendelser og administrerer både interne og eksterne prosjekter – fra første planlegging til vellykket gjennomføring. All relevant informasjon samles på ett sted: kommunikasjon mellom kolleger, dokumenter, frister, kontaktinformasjon og oppgaver. En digital innboks, koblet direkte til modulen, knytter innkommende e-poster automatisk til riktig prosess – og gir en oversiktlig struktur som gjør felles planlegging enklere enn noensinne.
Sentralisert og integrert billettsystem for oversiktlige behandlingsprosesser
Et sentralisert billettsystem samler kirkens prosesser: alle forespørsler – fra sakramenter til romutleie – registreres som en billett og spores sømløst. Definer oppgaver, frister og ansvarsområder, og koble dokumenter, kontakter og blanketter direkte til billetten. Maler og automatiseringer sikrer konsistente prosesser og full transparens.
Delte innbokser for sømløst samarbeid
Delte innbokser effektiviserer den generelle e-postadministrasjonen. All kommunikasjon samles på ett sted, slik at teamet kan motta og svare på e-poster sammen, tildele samtaler og spore fremdriften – uten dobbeltarbeid og uten at en henvendelse blir liggende. Samtaler kan tilordnes direkte til kontakter, for raskere respons og sømløst samarbeid.
Automatiseringer som gir meningsfull støtte til prosessene dine
Automatiseringer gir meningsfull støtte til prosessene dine – fra første henvendelse til saken er ferdigbehandlet. I den delte innboksen knyttes e-poster automatisk til samtaler, tråder gjenåpnes, og kontakter kobles sammen. Blankettinnsendinger kan automatisk utløse saker som er knyttet til alle relevante objekter og varsler de ansvarlige – så ingen sak blir liggende ubehandlet.
- Menighetssekretær ved kirkekontoret: Hold oversikt over komplekse koordineringsoppgaver som dåp eller bryllup. Kryss av fullførte oppgaver og se umiddelbart hva som fortsatt gjenstår. Sett opp automatiske påminnelser for kollegene dine, slik at du ikke trenger å minne dem om oppgavene deres hele tiden.
- Kommunikasjonsansvarlig: Organiser store arrangementer som vårbasarer, julemarkeder eller store konserter med en klar tidsplan, slik at interne ressurser, PR-forberedelser og booking av lokaler blir ivaretatt i god tid.
- Forkynnelse og pedagogikk: Skap struktur i planleggingen av konfirmasjonsundervisning eller nye prosjekter i menigheten. Alle oppgaver og avtaler, store og små, noteres i den delte oversikten, og viktig informasjon er alltid tilgjengelig.
Utfordringer i kirkeplanlegging i dag
Løse notater og endeløse e-posttråder
Når viktig informasjon er spredt over e-poster, løse notater og fysiske mapper på kontoret, er det lett å miste oversikten. Tidkrevende søk etter detaljer koster deg verdifull arbeidstid og kan føre til at oppgaver blir oversett eller tar lengre tid enn planlagt.
Mangel på struktur og påminnelser
Mange menigheter mangler et godt verktøy for felles planlegging av arrangementer og lengre prosesser. Når frister hoper seg opp og ansvaret er fordelt på mange uten automatiske påminnelser, må alt sjekkes manuelt. Dette fører til ekstra arbeid og feil.
Usikkerhet ved fravær
Hvis du eller en kollega er borte i lengre tid på grunn av sykdom eller ferie, kan koordineringsarbeidet ofte gå i stå fordi ingen vet hva som trengs eller hva som er viktige frister. E-poster lagres i en lukket innboks, og dokumenter låses inne i mapper på kontoret. Dårlig eller manglende overlevering etter ferier kan også bety at du må gjennomgå alle prosesser manuelt.
Når du bruker ChurchDesk Workflows
Alt på ett sted i ChurchDesk
Gjennom Workflows opprettes en ny sak når en innbygger fyller ut et dåpsformular eller en bryllupsforespørsel. På denne måten får du all nødvendig informasjon samlet på ett sted uten å måtte legge inn alt selv. Fordi alle ChurchDesk-modulene er integrert, får du nå en effektiv og sikker arbeidsflyt mellom formularet, oppgavene, kommunikasjonen og hele prosessen. Dette sikrer at du alltid har full oversikt over hvem som har gjort hva og hva neste trinn er.
Digital støtte med maler og påminnelser
I Workflows kan du komme godt i gang med maler og sjekklister som kan tilpasses din kirkes vanlige arbeidsflyt. Du kan sette opp automatiske påminnelser slik at du og dine kolleger blir varslet om ventende oppgaver i god tid og at dere overholder alle frister.
Styrket samarbeid
Det er enkelt å samarbeide i Workflows, som fungerer som en felles veikart. Alle som er involvert i planleggingen kan følge fremdriften, og du kan krysse av hvert trinn ett etter ett, vel vitende om at ingenting blir glemt, selv når ting går fort. Legg ved dokumenter med viktig informasjon, bilder eller plakater fra forrige gang, slik at du finner alt på ett sted.
Har du spørsmål? Vi er her for å hjelpe og veilede deg.
Madeleine Benedicte Bassøe
Kunderådgiver