Alle Vorgänge Ihrer Gemeinde an einem Ort
Mit ChurchDesk Workflows steuern Sie Projekte und Kasualien in Ihrer Kirchengemeinde – von der Planung bis zur Durchführung. Ein verknüpfter Posteingang ordnet eingehende E-Mails automatisch dem passenden Vorgang zu und bündelt alle Informationen zentral – für eine klare, gemeinsame Planung.
So funktioniert's: von der Anfrage bis zur Taufe
Eine Taufanfrage per E-Mail wird zum geteilten Posteingang, zum Vorgang mit Aufgaben und Dokumenten – und am Ende ist alles erledigt. Sehen Sie, wie ChurchDesk Workflows jede Anfrage mühelos durch den Prozess führt.
Zentrales und integriertes Ticketsystem für übersichtliche Bearbeitungsprozesse
Ein zentrales Ticketsystem bündelt Ihre kirchlichen Prozesse: Jede Anfrage – von Sakramenten bis Raumvermietung – wird als Ticket erfasst und lückenlos verfolgt. Legen Sie Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten fest und verknüpfen Sie Dokumente, Kontakte und Formulare direkt mit dem Ticket. Vorlagen und Automatisierungen sorgen für konsistente Abläufe und volle Transparenz.
Geteilte Posteingänge für effektive Zusammenarbeit
Geteilte Posteingänge bündeln allgemeine Adressen wie buero@ oder info@ an einem Ort. Ihr Team empfängt und beantwortet E-Mails gemeinsam, weist Konversationen zu und verfolgt den Status – ohne Doppelarbeit und ohne dass eine Anfrage liegen bleibt. Konversationen lassen sich direkt Kontakten zuordnen, für schnellere Reaktionen und reibungslose Zusammenarbeit.
Automatisierungen für eine sinnvolle Unterstützung Ihrer Prozesse
Automatisierungen unterstützen Ihre Prozesse von der ersten Anfrage bis zur Fallbearbeitung. Im geteilten Posteingang werden E-Mails automatisch zugeordnet, Threads wiedereröffnet und Kontakte verknüpft. Formularübermittlungen lösen bei Bedarf automatisch Tickets aus – verknüpft mit allen Objekten und mit Benachrichtigung an die Bearbeiter. So bleibt kein Fall unbearbeitet.
- Gemeindebüro: Behalten Sie den Überblick bei komplexen Aufgaben wie Kasualien (Taufen, Trauungen, etc.). Haken Sie Erledigtes einfach ab und sehen Sie sofort, was noch offen ist.
- Öffentlichkeitsarbeit: Organisieren Sie Großveranstaltungen (z. B. den Adventsbasar) mit einem verlässlichen Zeitplan. So sind Ressourcen und Räume garantiert rechtzeitig bereit.
- Verkündigung & Pädagogik: Pfarrer und Gemeindepädagogen arbeiten bei Projekten wie der Konfirmandenzeit Hand in Hand. Alle Aktivitäten und Infos sind für beide Seiten jederzeit transparent einsehbar.
Aktuelle Herausforderungen
Chaos durch Zettelwirtschaft
Wenn wichtige Informationen in E-Mails, auf losen Zetteln und in verschiedenen Ordnern verstreut sind, geht der Überblick schnell verloren. Das mühsame Suchen nach Details kostet wertvolle Zeit und führt dazu, dass Aufgaben im täglichen Betrieb übersehen werden oder länger dauern als geplant.
Fehlende Struktur und keine Erinnerungen
In vielen Gemeinden fehlt eine zentrale, strukturierte Organisation von Terminen, Mitgliedern, Räumen und Ressourcen. Mehrere Deadlines fallen gleichzeitig an, Zuständigkeiten sind auf unterschiedliche Rollen verteilt, und es gibt keine automatischen Erinnerungen. Dadurch müssen Aufgaben ständig manuell nachgeprüft werden, was zu Mehraufwand und vermeidbaren Fehlern führt.
Fehlende Sicherheit bei Abwesenheiten
Fällt jemand wegen Krankheit oder Urlaub aus, bleibt ohne zentrale Dokumentation oft die Arbeit liegen, weil niemand den aktuellen Stand kennt. Ein digitaler Workflow schafft hier volle Transparenz: Jeder im Team sieht sofort, was erledigt ist, welche Aufgabe als nächstes ansteht, und kann ohne Zeitverlust direkt anknüpfen.
Vorteile von ChurchDesk Workflows
Alles an einem Ort in ChurchDesk
Ein neuer Vorgang kann automatisch durch ein eingehendes Formular, eine E-Mail oder eine Buchungsanfrage erstellt werden und bündelt alle relevanten Informationen zentral. Die einzelnen ChurchDesk Module sind miteinander verknüpft und ermöglichen einen effizienten und sicheren Ablauf. So behalten Sie jederzeit den vollen Überblick darüber, wer welche Schritte bereits erledigt hat und was als Nächstes zu tun ist.
Intelligente Unterstützung durch Vorlagen und Erinnerungen
Nutzen Sie individuell anpassbare Checklisten für Ihre Gemeinde, um Prozesse standardisiert und fehlerfrei zu durchlaufen. Automatische Reminder erinnern Sie rechtzeitig an offene Aufgaben, sodass Sie keinen Termin verpassen.
Nahtlose Zusammenarbeit
Planen Sie Projekte und Kasualien mühelos gemeinsam im Team und behalten Sie alle Fortschritte im Blick. Dank der digitalen Übergabe weisen Sie Vorgänge mit einem Klick anderen Kollegen zu, sodass kein Wissen verloren geht.
Haben Sie Fragen? Wir helfen Ihnen gerne persönlich weiter.
Eva Hampel-Binder
Gemeindeberaterin