Product · Workflows
Aanvragen afhandelen zonder dat er iets tussen wal en schip valt.
Doopaanvragen, zaalboekingen, klachten: veel processen lopen tegelijk in de parochie of gemeente – vaak in persoonlijke mailboxen, waar ze verdwijnen als iemand met verlof gaat of van functie wisselt. ChurchDesk Workflows bundelt aanvragen in een gedeelde postbus en maakt elk proces navolgbaar en makkelijk te beheren.
Wat het doet
Eén plek voor elke aanvraag – in plaats van verspreide mailboxen.
Blijven aanvragen in persoonlijke mailboxen hangen, dan raken ze zoek bij verlof, ziekte of een personeelswissel – en weet niemand meer wat er was toegezegd. Workflows brengt processen, taken en communicatie op één plek samen: betrouwbaar voor leden, ontlastend voor het team, transparant voor bisdom en landelijke kerk.
Voor het lid
Vragen worden betrouwbaar beantwoord – ongeacht wie er op dat moment dienst heeft of met verlof is.
Voor het team
Een gedeelde postbus in plaats van veel persoonlijke mailboxen: iedereen ziet wat er moet gebeuren en wie verantwoordelijk is.
Voor het bisdom en de landelijke kerk
Navolgbare processen over parochie- en gemeentegrenzen heen – met volledige documentatie en heldere verantwoordelijkheden.
Elk dossier is gekoppeld aan het bijbehorende contact, de viering en de e-mail.
Workflows werkt met dezelfde gegevens als de rest van het platform: een dossier is verbonden met het contact in het CRM, de viering in de agenda en de binnengekomen e-mail – in plaats van in een apart ticketsysteem te staan.
Zo werken uw parochies en gemeenten op één systeem, en houden bisdommen en landelijke kerken zicht op de afhandeling en de verantwoordelijkheden.
- CRM
- Agenda
- Formulieren
- Kerk-app
- Selfservice
Gedeelde postbus
Alle aanvragen komen samen in één postbus.
In plaats van info@, bureau@ en koor@ apart te beheren, bundelt Workflows gedeelde postbussen op één plek. Iedereen ziet de eigen taken, de openstaande taken en wat nog aan niemand is toegewezen.
- Gedeelde postbussen: info@, bureau@ of koor@ van uw parochie of gemeente op één plek – niet in privémailboxen.
- Heldere verantwoordelijkheden: eigen taken, 'niet toegewezen' en openstaande tickets in één oogopslag.
- Filterbaar overzicht: prioriteer op status, verantwoordelijkheid of kanaal – niets blijft liggen.
Volledige dossierhistorie
Elk proces draagt zijn hele geschiedenis met zich mee.
In elk dossier staan verantwoordelijkheid, status en de volledige historie: wie deed wat en wanneer, welke documenten zijn toegevoegd en aan welk contact het proces is gekoppeld. Zo is een proces ook na weken of bij een overdracht meteen te herleiden.
- Volledige historie: elke handeling, elke notitie en elk document blijft op het dossier gedocumenteerd.
- Gekoppelde objecten: contacten, vieringen en bestanden zoals de geboorteakte zijn rechtstreeks aan het proces gekoppeld.
- Veilige afhandeling: heldere verantwoordelijkheid voorkomt dubbele of tegenstrijdige behandeling.
Functies
Alles wat u nodig heeft voor een betrouwbare dossierafhandeling.
Workflows is volledig geïntegreerd in het platform – dossiers, contacten, e-mails en vieringen grijpen in elkaar, één gedeelde gegevensbron in plaats van veel eilandoplossingen.
Automatisch gekoppelde e-mails
Binnenkomende e-mails inclusief bijlagen worden rechtstreeks aan het juiste dossier toegewezen.
Communicatie vanuit het dossier
Reageer rechtstreeks vanuit het proces – via het juiste kanaal, transparant voor iedereen.
Overzicht & prioritering
Een filterbaar overzicht van alle dossiers om precies te prioriteren.
Ononderbroken bewerking
Vergrendelingen voorkomen parallelle bewerking en beveiligen elk proces.
Selfservice voor leden
Dien een aanvraag in via de kerk-app en volg de status van het dossier.
Volledige historie
Elke interactie per dossier blijft volledig navolgbaar.
In gebruik bij bisdommen en landelijke kerken.
- 15
- bisdommen en landelijke kerken werken met ChurchDesk
- 10.000+
- parochies en gemeenten in Europa
- 15+ jaar
- ervaring met kerkelijke processen
Word ontwikkelpartner.
Als bisdom of landelijke kerk vormt u de verdere ontwikkeling van workflows actief mee – van gedeelde postbussen tot selfservice voor leden.
Laten we orde brengen in uw processen.
Plan een vrijblijvend eerste gesprek – we laten u zien hoe uw parochies en gemeenten aanvragen betrouwbaar en navolgbaar afhandelen.